Cómo construir workflows de IA multimodelo

Un workflow de IA conecta documentos, modelos, reglas y personas para completar un proceso. En una empresa, el resultado útil puede ser una factura cotejada con su pedido, una incidencia preparada para administración o un contrato con las cláusulas que debe revisar el equipo legal.

Para llevarlo a producción, empieza por definir qué resultado puede aceptar el negocio y quién responde cuando falta información. Después elige los modelos. Esta guía desarrolla un ejemplo de conciliación documental; es un diseño ilustrativo, no el resultado de un cliente.

1. Delimita un proceso y su salida

Imagina una distribuidora que recibe facturas por correo y las compara con pedidos y albaranes. Una factura puede agrupar entregas parciales, usar una referencia distinta a la del catálogo o incluir portes que no aparecían en el pedido.

El primer alcance podría ser: preparar una propuesta de conciliación para facturas de proveedores conocidos. La salida debe incluir los documentos relacionados, las líneas cotejadas, las diferencias y el estado de revisión. Contabilizar o autorizar un pago son decisiones posteriores, con sus propios permisos.

Anota también las exclusiones: un proveedor nuevo, una factura sin pedido o un documento ilegible pueden quedar fuera del recorrido automático inicial. El caso de distribución e instalaciones parte de este trabajo de factura–pedido–albarán.

2. Diseña los pasos de extracción y cotejo

Un recorrido inicial puede organizarse así:

1. Recibir e identificar. Asigna un identificador a la entrada y comprueba si el documento ya se procesó.
2. Leer el documento. Extrae el texto disponible y utiliza reconocimiento óptico de caracteres cuando el archivo sea una imagen o un escaneado.
3. Estructurar los campos. Obtén proveedor, número de factura, fecha, moneda, importes y líneas. Conserva una referencia a la página o fragmento de origen.
4. Buscar las referencias. Recupera el pedido y los albaranes desde los sistemas autorizados; si faltan, deja constancia de la ausencia.
5. Aplicar reglas. Compara cantidades, precios, impuestos y totales mediante cálculos y reglas explícitas.
6. Preparar la revisión. Presenta diferencias, evidencias y propuesta de siguiente acción a la persona responsable.

La IA puede ayudar a interpretar descripciones distintas del mismo artículo. Para sumar importes o verificar una tolerancia de precio, utiliza reglas comprobables. Define con administración cómo tratar redondeos, descuentos y entregas parciales antes de automatizarlos.

No necesitas varios modelos desde el primer día. Añade otro cuando una prueba demuestre que resuelve una tarea concreta, como leer documentos difíciles, con un coste y una calidad aceptables.

3. Define cuándo debe detenerse el workflow

Supongamos que el pedido contiene 100 unidades, el albarán acredita 80 y la factura cobra 100. El workflow debe mostrar las tres cantidades y señalar la diferencia. La persona revisora puede comprobar si existe otro albarán o si corresponde reclamar al proveedor.

Un número de confianza generado por el modelo no basta para aprobar la operación. Combina controles verificables: campos obligatorios, documentos disponibles, coincidencia de referencias y reglas acordadas. Si un importe crítico no se puede leer, el resultado debe quedar pendiente.

Define también quién resuelve cada incidencia. Compras puede aclarar precios; almacén, cantidades recibidas; administración, duplicados. Así la cola de revisión contiene una tarea concreta y la evidencia necesaria para resolverla.

Este enfoque también sirve para equipos financieros y asesorías: el objetivo inicial es preparar una conciliación revisable y reducir comprobaciones repetidas. El criterio de aceptación sigue perteneciendo al equipo.

4. Separa la propuesta de la acción en el ERP

Durante el piloto, compara las propuestas con el trabajo habitual antes de permitir escrituras. Cuando conectes el ERP, especifica qué operación se autoriza, qué campos puede modificar y qué aprobación necesita.

Prepara los fallos: si una conexión se interrumpe después de crear un registro, un reintento debe comprobar el resultado anterior para evitar duplicarlo. Si el ERP no responde, muestra un estado pendiente y conserva la información necesaria para reanudar.

El texto de una factura es contenido a analizar. Las instrucciones sobre permisos, destinos de datos y acciones deben proceder de la configuración aprobada del proceso.

5. Conserva evidencia útil sin copiar datos de más

Para investigar una discrepancia, necesitas saber qué documento entró, qué versión del workflow se ejecutó, qué campos se extrajeron, qué reglas se aplicaron y quién corrigió o aprobó el resultado.

Acuerda qué información puede aparecer en las trazas, quién accede y cuánto tiempo se conserva. Una factura puede contener datos personales o bancarios; registrar el contenido completo en cada paso amplía innecesariamente su exposición. Las referencias al documento y los campos necesarios suelen ser un mejor punto de partida para diseñar la evidencia.

6. Evalúa con documentos representativos

Prepara un conjunto autorizado de ejemplos con entregas parciales, duplicados, escaneados deficientes y facturas correctas. Etiqueta el resultado esperado junto a las personas que conocen el proceso.

Mide la exactitud de los campos críticos, las incidencias detectadas, los errores que llegaron a aprobación, el tiempo de revisión y el coste por documento terminado. Evalúa de nuevo al cambiar modelos, instrucciones o reglas. Una mejora en extracción puede aumentar el trabajo de revisión si introduce nuevas asociaciones incorrectas.

Cómo empezar con Akaitto

Akaitto plantea estos procesos con enrutado de modelos, trazas y revisión humana antes de avanzar a sistemas conectados. El piloto debe concretar fuentes documentales, accesos, reglas de aprobación e integración con tu ERP.

Para solicitar un diagnóstico del workflow, describe un proceso, su volumen aproximado y la excepción que más tiempo consume. Con ese alcance se puede decidir qué automatizar primero, qué debe revisar una persona y cómo comprobar si el recorrido aporta valor.